ของหาย นับสต๊อกไม่ตรง หรือสั่งซื้อของเข้ามามากเกินไปจนเงินจม ถ้าคุณกำลังเจอปัญหาแบบนี้อยู่ แปลว่าธุรกิจคุณต้องการระบบ Inventory Management เข้ามาช่วยจัดการด่วน
ระบบจัดการสินค้าคงคลังช่วยให้คุณรู้ว่ามีของอะไรอยู่เท่าไร ต้องสั่งซื้อเมื่อไร และมีสินค้าตัวไหนค้างสต๊อกจนต้องรีบระบายออก บทความนี้จะพาคุณไปดูตั้งแต่ปัญหาที่ SME ต้องเจอ วิธีจัดการที่ใช้ได้ผลจริง ไปจนถึงสูตรวัดผลว่าสต๊อกของคุณทำงานได้ดีหรือกำลังมีปัญหา
Inventory Management คืออะไร
Inventory Management คือการบริหารสินค้าคงคลังทั้งหมดของธุรกิจ ตั้งแต่การสั่งซื้อ จัดเก็บ ติดตาม ไปจนถึงขายออก เป้าหมายหลักคือการมีสินค้าเพียงพอต่อความต้องการของลูกค้า แต่ต้องไม่เก็บมากเกินไปจนเงินทุนจมอยู่ในคลัง
พูดง่าย ๆ คือการบริหารให้มีของพอขาย แต่ไม่เหลือจนล้นโกดัง
สินค้าคงคลังมีกี่ประเภท
สินค้าคงคลังแบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลัก
- วัตถุดิบ (Raw Materials): ของที่ซื้อมาเพื่อนำไปผลิตต่อ เช่น ผ้า ไม้ น็อต
- งานระหว่างผลิต (Work in Process): สินค้าที่กำลังผลิตอยู่และยังไม่เสร็จสมบูรณ์
- สินค้าพร้อมขาย (Finished Goods): สินค้าสำเร็จรูปที่พร้อมส่งให้ลูกค้าทันที
ธุรกิจซื้อมาขายไปอาจมีแค่สินค้าประเภทที่ 3 แต่ถ้าเป็นธุรกิจผลิตจะมีครบทั้ง 3 ประเภท ซึ่งต้องหาวิธีจัดการแยกกัน
ทำไม SME ต้องจัดการสต๊อก
สินค้าคงคลังคือเงินที่แปลงสภาพเป็นสิ่งของ ถ้าจัดการไม่ดี เงินทุนหมุนเวียนจะหายไปโดยที่คุณไม่รู้ตัว
สมมติว่าร้านค้าออนไลน์สต๊อกสินค้าไว้มูลค่า 500,000 บาท แต่ขายได้เดือนละ 100,000 บาท เงินจำนวนนี้จะถูกล็อกอยู่ในสต๊อก และต้องรอถึง 5 เดือนกว่าจะหมุนกลับมาเป็นเงินสด ในขณะที่ค่าเช่า ค่าจ้างพนักงาน และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ยังคงเดินอยู่ทุกวัน การจัดการสต๊อกสินค้าที่ดีจึงเป็นเรื่องเร่งด่วนของทุกธุรกิจ
5 ปัญหาสต๊อกที่ SME เจอบ่อย
ก่อนจะไปดูวิธีแก้ปัญหา เรามาดูปัญหาเรื่องการจัดการสต๊อกที่ SME ไทยเจอบ่อยที่สุดกันก่อน
- นับสต๊อกไม่ตรงกับระบบ: ของในโกดังกับตัวเลขในแผ่นงาน Excel ไม่ตรงกัน เพราะพนักงานลืมจดหรือบันทึกผิด
- สินค้าหายโดยไม่รู้ตัว: ไม่มีระบบตรวจสอบให้เห็นความผิดปกติ กว่าจะรู้ตัวก็ตอนนับสต๊อกปลายเดือน
- สั่งซื้อเกินจนของค้างสต๊อก: กลัวของขาดเลยสั่งเผื่อไว้ก่อน สุดท้ายกลายเป็นสินค้าที่ขายไม่ออก
- ของขาดสต๊อกตอนลูกค้าสั่ง: เป็นปัญหาตรงข้ามกับข้อ 3 คือของหมดแต่ไม่รู้ พอลูกค้าสั่งแล้วต้องให้รอ
- ไม่มีข้อมูลแบบเรียลไทม์: ต้องเสียเวลาไปนับของจริงถึงจะรู้ยอด ทำให้ตัดสินใจสั่งซื้อของได้ช้า
ปัญหาเหล่านี้แก้ได้ด้วยระบบ Inventory Management ที่เหมาะสม ซึ่งไม่จำเป็นต้องเริ่มด้วยการใช้ซอฟต์แวร์ราคาแพง แค่ปรับวิธีคิดให้ถูกก็เริ่มต้นได้แล้ว
4 วิธีจัดการสต๊อกให้ได้ผล
ปัจจุบันมีเทคนิคมากมายที่ธุรกิจทั่วโลกใช้บริหารคลังสินค้า แต่ 4 วิธีนี้เป็นวิธีที่เหมาะและนำมาปรับใช้กับ SME ไทยได้ง่ายที่สุด
Just-in-Time (JIT) สั่งพอดีใช้
Just-in-Time คือการสั่งซื้อสินค้าเข้ามาเฉพาะตอนที่ต้องใช้จริง โดยไม่เก็บสต๊อกล่วงหน้าเอาไว้มากนัก เป้าหมายคือเพื่อลดต้นทุนการเก็บรักษาและลดปัญหาของค้างสต๊อก
ตัวอย่างเช่น ร้านเบเกอรีที่สั่งแป้งและครีมมาทุกสัปดาห์ตามยอดสั่งจองของลูกค้า แทนที่จะสต็อกไว้เต็มโกดังเป็นเดือน
วิธีนี้เหมาะกับธุรกิจที่ซัพพลายเออร์สามารถส่งของได้เร็ว และมีความต้องการสินค้าจากลูกค้าค่อนข้างคงที่ แต่จะไม่เหมาะกับร้านค้าที่ยอดขายผันผวนรุนแรง หรือซัพพลายเออร์ส่งของล่าช้าบ่อย ๆ
EOQ สั่งซื้อเท่าไรถึงคุ้ม
EOQ (Economic Order Quantity) คือสูตรการคำนวณหาปริมาณสั่งซื้อที่ประหยัดที่สุด เพื่อหาจุดสมดุลระหว่างต้นทุนค่าสั่งซื้อกับต้นทุนค่าเก็บรักษา
สูตร EOQ คือ รากที่สองของ (2 คูณ ความต้องการต่อปี คูณ ต้นทุนการสั่งซื้อ หารด้วย ต้นทุนค่าเก็บรักษา)
ตัวอย่างเช่น ร้านค้าปลีกแห่งหนึ่งขายสินค้า ก ได้ 1,200 ชิ้นต่อปี ต้นทุนสั่งซื้อครั้งละ 500 บาท และมีค่าเก็บรักษาชิ้นละ 10 บาทต่อปี เมื่อเข้าสูตรคำนวณจะได้ผลลัพธ์ประมาณ 346 ชิ้นต่อครั้ง หมายความว่าการสั่งซื้อครั้งละ 346 ชิ้น จะทำให้กิจการประหยัดต้นทุนรวมได้มากที่สุด
Safety Stock เผื่อของไว้แค่ไหนดี
Safety Stock คือการเก็บสต๊อกสำรองไว้เผื่อกรณีที่ของมาช้า หรือมียอดขายพุ่งกระฉูดกว่าปกติ
สูตรคำนวณแบบง่าย ๆ คือ นำยอดขายสูงสุดต่อวันมาลบกับยอดขายเฉลี่ยต่อวัน จากนั้นนำไปคูณด้วยระยะเวลาการจัดส่ง
ตัวอย่างเช่น สินค้า ข ขายเฉลี่ย 10 ชิ้นต่อวัน แต่วันที่ขายดีสุดขายได้ 15 ชิ้น และใช้เวลาจัดส่ง 7 วัน จะคำนวณได้ว่า (15 ลบ 10) คูณ 7 เท่ากับ 35 ชิ้น หมายความว่าร้านนี้ควรมีสต๊อกสำรองอย่างน้อย 35 ชิ้นเก็บไว้เสมอ เพื่อป้องกันของขาดสต๊อกในช่วงที่ขายดี
ABC Analysis แบ่งสินค้าตามความสำคัญ
ABC Analysis คือการแบ่งสินค้าออกเป็น 3 กลุ่มตามสัดส่วนมูลค่าที่ทำรายได้ เพื่อให้ผู้บริหารรู้ว่าสินค้าตัวไหนต้องได้รับการดูแลอย่างใกล้ชิด
- กลุ่ม A: มีประมาณ 20% ของสินค้าทั้งหมด แต่สร้างมูลค่าถึง 80% ต้องดูแลใกล้ชิด นับสต๊อกบ่อย และสั่งซื้อให้แม่นยำ
- กลุ่ม B: มีประมาณ 30% สร้างมูลค่า 15% ดูแลระดับปานกลางและนับสต๊อกเป็นระยะ
- กลุ่ม C: มีประมาณ 50% แต่สร้างมูลค่าแค่ 5% ดูแลน้อย และสั่งซื้อทีละล็อตใหญ่ได้เพื่อลดต้นทุน
หลักการสำคัญคือของมูลค่าสูงต้องได้รับการดูแลเยอะ ส่วนของมูลค่าต่ำให้ดูแลน้อยลง เพราะทรัพยากรด้านเวลาและบุคลากรของเรามีจำกัด
วัดผลด้วย Inventory Turnover
เราจะรู้ได้อย่างไรว่าการจัดการสต๊อกสินค้าของกิจการเราทำได้ดีหรือไม่ ตัวเลขสำคัญที่ต้องนำมาดูคือ Inventory Turnover Ratio
Inventory Turnover คืออัตราส่วนที่บอกว่าสินค้าคงคลังถูกขายออกและเติมเข้ากี่รอบในช่วงเวลาหนึ่ง ยิ่งตัวเลขนี้สูง ยิ่งแปลว่าสินค้าหมุนเวียนออกจากคลังได้เร็ว
สูตรคำนวณพร้อมตัวอย่างจริง
Inventory Turnover เท่ากับ ต้นทุนสินค้าขาย หารด้วย สินค้าคงคลังเฉลี่ย
ตัวอย่างเช่น ร้านค้า ก มีต้นทุนสินค้าขายทั้งปี 3,000,000 บาท มีสินค้าคงคลังต้นปีมูลค่า 600,000 บาท และปลายปีมูลค่า 400,000 บาท (ทำให้สินค้าคงคลังเฉลี่ยคือ 500,000 บาท)
เมื่อนำ 3,000,000 หารด้วย 500,000 จะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 6 รอบต่อปี
หมายความว่าสินค้าของร้านนี้มีการหมุนเวียน 6 รอบต่อปี หรือเฉลี่ยทุก 2 เดือนสต๊อกจะถูกขายจนหมดและถูกเติมเข้าไปใหม่ ซึ่งตัวเลขต้นทุนและสินค้าคงคลังเหล่านี้ สามารถดึงได้จากงบกำไรขาดทุนและงบดุลที่โปรแกรมบัญชีสร้างให้อัตโนมัติ
เคล็ดลับ: หากต้องการให้ตัวเลขเหล่านี้แม่นยำยิ่งขึ้น คุณควรมี เอกสารบัตรสต๊อกสินค้า (Stock Card) ที่จดบันทึกการเข้าออกแบบรายวันด้วย
ตัวเลขเท่าไรถึงจะถือว่าดี
ตัวเลขผลลัพธ์ที่ดีจะขึ้นอยู่กับประเภทของแต่ละธุรกิจด้วย ตัวอย่างเช่น ร้านค้าปลีกสินค้าอุปโภคบริโภค (FMCG) ควรอยู่ที่ 8-12 รอบต่อปี ธุรกิจอีคอมเมิร์ซทั่วไปควรอยู่ที่ 6-10 รอบต่อปี ส่วนอุตสาหกรรมผลิตควรอยู่ที่ 4-8 รอบต่อปี
ถ้าพบว่าตัวเลขของกิจการคุณต่ำกว่าค่าเฉลี่ยอุตสาหกรรม แสดงว่าอาจมีสินค้าค้างสต๊อกมากเกินไป ต้องกลับไปตรวจดูว่ามีสินค้าตัวไหนที่ควรจัดโปรโมชันเพื่อระบายออกบ้าง
ระบบสต๊อกเชื่อมบัญชี ลดงานซ้ำได้อย่างไร
เรื่องการจัดการสต๊อกกับงานบัญชีเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกันโดยตรง แต่ SME หลายรายมักจัดการแยกส่วนกัน เช่น บันทึกสต๊อกใน Excel ส่วนงานบัญชีไปทำในอีกโปรแกรม ทำให้ข้อมูลไม่เคยตรงกันและพนักงานต้องเสียเวลาทำงานซ้ำซ้อน
สต๊อกกระทบงบการเงินตรงไหน
สินค้าคงคลังจะไปปรากฏอยู่ในงบการเงิน 2 จุดสำคัญ
จุดที่ 1 งบแสดงฐานะการเงิน (งบดุล): สินค้าถูกบันทึกเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน ยิ่งสต๊อกเยอะ ตัวเลขสินทรัพย์ก็จะสูงตาม แต่ไม่ได้แปลว่าดีเสมอไป เพราะนั่นคือเงินสดที่คุณยังนำออกมาใช้ไม่ได้
จุดที่ 2 งบกำไรขาดทุน: สินค้าเกี่ยวข้องกับต้นทุนขายโดยตรง ตามมาตรฐานบัญชีสำหรับ SME ทั่วไป (NPAEs) การตีมูลค่าสินค้าคงเหลือต้องใช้วิธี FIFO หรือวิธีถัวเฉลี่ยเท่านั้น ไม่สามารถใช้วิธี LIFO ได้ ซึ่งจะส่งผลต่อตัวเลขกำไรสุทธิที่คุณต้องนำไปเสียภาษี
ใช้โปรแกรมบัญชีจัดการสต๊อกในที่เดียว
ถ้าระบบ Inventory Management สามารถเชื่อมต่อกับบัญชีได้ เมื่อบันทึกขายสินค้า 1 รายการ ระบบจะวิ่งไปตัดสต๊อกให้โดยอัตโนมัติ พร้อมคำนวณต้นทุนสินค้าขายและอัปเดตยอดของที่เหลืออยู่ทันที
โปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK รองรับการบันทึกซื้อขายและตัดสต๊อกอัตโนมัติ ทำให้ข้อมูลสินค้าคงคลังและข้อมูลบัญชีตรงกันเสมอ ช่วยลดงานคีย์ซ้ำและข้อผิดพลาด และหากธุรกิจของคุณต้องออก ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) เป็นประจำ ก็สามารถสร้างเอกสารและเชื่อมข้อมูลเข้าคลังได้ในระบบเดียว
ระบบการจัดการสต๊อกสินค้าไม่ได้ซับซ้อนอย่างที่คิด คุณสามารถเริ่มจากการรับรู้ปัญหาของธุรกิจตัวเอง เลือกวิธีจัดการที่เหมาะสม และหมั่นวัดผลรอบการหมุนเวียนเป็นประจำ สิ่งสำคัญที่สุดที่ควรทำตั้งแต่วันนี้ คือการนับของจริงเทียบกับข้อมูลในระบบ จัดกลุ่มสินค้าแบบ ABC Analysis และคำนวณหาอัตราการหมุนเวียนเพื่อให้เห็นภาพรวมธุรกิจได้ชัดเจนขึ้น
PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยให้คุณบันทึกเอกสารซื้อขาย ตัดสต๊อกอัตโนมัติ และดูภาพรวมสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์ โดยข้อมูลทั้งหมดจะเชื่อมโยงกับระบบบัญชีโดยที่พนักงานไม่ต้องมาคีย์งานซ้ำ ทดลองใช้ PEAK ฟรี 30 วัน แล้วเริ่มจัดการระบบบริหารคลังสินค้าอย่างมืออาชีพตั้งแต่วันนี้
แหล่งอ้างอิง
- สภาวิชาชีพบัญชี. มาตรฐานการบัญชี ฉบับที่ 2 (TAS 2) เรื่อง สินค้าคงเหลือ. (tfac.or.th)
- สภาวิชาชีพบัญชี. มาตรฐานการรายงานทางการเงินสำหรับกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ (NPAEs) บทที่ 8. (tfac.or.th)
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Inventory Management
Inventory Management ต่างจาก Warehouse Management อย่างไร
Inventory Management เน้นบริหารในมุมของจำนวนและมูลค่าสินค้า เช่น ต้องสั่งซื้อเท่าไร เก็บไว้เท่าไร ขายไปเท่าไร ส่วน Warehouse Management จะเน้นบริหารพื้นที่และขั้นตอนทางกายภาพในคลังสินค้า เช่น จะวางของตรงไหน หรือใช้เส้นทางไหนในการหยิบสินค้าให้เร็วที่สุด
SME ขนาดเล็กจำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์จัดการสต๊อกหรือไม่
ถ้ามีสินค้าน้อยกว่า 20 รายการ การใช้แผ่นงาน Excel อาจยังเพียงพอ แต่ถ้าเริ่มมีมากกว่า 20 รายการขึ้นไป การนับและกรอกด้วยมือจะเริ่มเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย การใช้โปรแกรมเข้ามาช่วยจะประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดได้มหาศาล โดยเฉพาะร้านที่ขายผ่านออนไลน์หลายช่องทางพร้อมกัน
FIFO กับ LIFO ต่างกันอย่างไร
FIFO (First In, First Out) คือการนำของที่เข้าคลังก่อนไปขายออกก่อน เหมาะกับสินค้าที่มีวันหมดอายุ ส่วน LIFO (Last In, First Out) คือการเอาของใหม่ที่เพิ่งเข้ามาไปขายก่อน อย่างไรก็ตาม มาตรฐานบัญชีไทยไม่อนุญาตให้ใช้ LIFO ดังนั้น SME ไทยจึงควรใช้วิธี FIFO หรือวิธีถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนักเท่านั้น
Inventory Turnover ยิ่งสูงยิ่งดีเสมอไปหรือไม่
โดยทั่วไปยิ่งตัวเลขสูงยิ่งเป็นเรื่องดี แต่ถ้าสูงมากเกินไปอาจหมายความว่าคุณมีสต๊อกน้อยเกินไปจนเสี่ยงของขาด ลูกค้าสั่งแล้วต้องให้รอของนาน ควรดูตัวเลขนี้ควบคู่กับอัตราการขาดสต๊อก (Stockout Rate) ถ้าอัตราหมุนเวียนสูงแต่ของไม่เคยขาดสต๊อกเลย แปลว่าคุณจัดการคลังได้ดีเยี่ยม
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
About Author
