เงินสดย่อย คืออะไร และสำคัญอย่างไร?
เงินสดย่อย คือ เงินสดจำนวนไม่มากที่บริษัทกันไว้ในสำนักงาน เพื่อจ่ายค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ไม่คุ้มจะออกเช็คหรือรอรอบโอนเงิน เช่น ค่าเมสเซนเจอร์ ค่าน้ำดื่ม และวัสดุสำนักงานเร่งด่วน ภาษาอังกฤษเรียกว่า Petty Cash ซึ่ง petty แปลว่า เล็กน้อย
ในงบแสดงฐานะการเงิน เงินก้อนนี้รวมอยู่ในเงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด เพราะเป็นเงินสดในมือที่บริษัทใช้ได้ทันที
สำหรับเจ้าของธุรกิจ เรื่องนี้สำคัญอย่างน้อย 3 ด้าน
- ช่วยให้งานเล็ก ๆ ไม่สะดุด พนักงานไม่ต้องควักเงินส่วนตัวแล้วรอเบิกคืน และฝ่ายบัญชีไม่ต้องโอนเงินทีละ 80 บาท
- เป็นจุดที่เงินรั่วง่ายที่สุดในบริษัท เพราะเป็นเงินสด ยอดต่อครั้งเล็ก และมักไม่มีใครตรวจ ถ้าไม่มีระบบตั้งแต่ต้น ยอดหายจะไม่มีใครรู้
- เอกสารประกอบการจ่ายกระทบภาษีโดยตรง รายจ่ายที่พิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับเงินถือเป็นรายจ่ายต้องห้าม (ประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี (18)) ใบเสร็จที่หายหรือไม่ครบจึงทำให้เสียภาษีมากขึ้น
ระบบเงินสดย่อยแบบวงเงินคงที่ (Imprest System) ทำงานอย่างไร?
ระบบเงินสดย่อยที่นิยมที่สุดคือระบบวงเงินคงที่ (Imprest System คือการกำหนดวงเงินไว้ตายตัว แล้วเบิกชดเชยเท่ายอดที่ใช้ไปทุกรอบ) หลักการคือ เงินสดในกล่องบวกใบเสร็จที่จ่ายไป ต้องเท่ากับวงเงินเสมอ ถ้าไม่เท่า แปลว่ามีเงินขาดหรือเกิน
ระบบนี้ทำงาน 4 จังหวะ
- ตั้งวงเงิน โอนเงินจากบัญชีธนาคารมาเป็นเงินสดย่อยครั้งเดียว และแต่งตั้งผู้รักษาเงิน
- จ่ายเงิน ผู้รักษาเงินจ่ายค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ ตามใบเบิก และเก็บใบเสร็จไว้คู่กับใบเบิก
- เบิกชดเชย เมื่อครบรอบหรือเงินใกล้หมด รวบรวมใบเสร็จส่งฝ่ายบัญชี แล้วรับเงินเติมเท่ายอดที่ใช้ไป
- ตรวจนับ ผู้ตรวจนับเงินที่เหลือเทียบกับใบเสร็จ ก่อนเติมเงินทุกครั้ง
อีกแบบคือระบบไม่กำหนดวงเงิน ซึ่งเติมเงินเท่าไรก็ได้ตามสะดวก แบบนี้ตรวจยากกว่ามาก เพราะไม่มียอดตั้งต้นให้เทียบ SME ส่วนใหญ่จึงควรเริ่มจากแบบวงเงินคงที่
ควรตั้งวงเงินสดย่อยเท่าไร?
วงเงินที่เหมาะคือ ยอดใช้จ่ายเงินสดเฉลี่ยต่อรอบ คูณจำนวนรอบที่จะเบิกชดเชย แล้วบวกเผื่อเล็กน้อย ไม่มีกฎหมายกำหนดตัวเลขนี้ ตัวเลขที่ดีที่สุดจึงมาจากยอดใช้จริงของบริษัทเอง
สมมติคุณแพรเป็นเจ้าของบริษัทรับออกแบบตกแต่งภายใน มีพนักงาน 8 คน และจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ย้อนดูค่าใช้จ่ายเงินสด 3 เดือนที่ผ่านมาเฉลี่ยราว 2,750 บาทต่อสัปดาห์ และอยากเบิกชดเชยทุก 2 สัปดาห์
- ยอดใช้ต่อรอบ = 2,750 × 2 = 5,500 บาท
- บวกเผื่อสำหรับสัปดาห์ที่มีงานพิเศษ แล้วปัดเป็น 6,000 บาท
ถ้าตั้งสูงเกินไป เงินสดกองอยู่ในลิ้นชักโดยไม่จำเป็นและเสี่ยงหาย ถ้าตั้งต่ำเกินไป ต้องเบิกชดเชยถี่จนเสียเวลาทั้งผู้รักษาเงินและฝ่ายบัญชี
เบิกเงินสดย่อยต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง?
เบิกเงินสดย่อยแต่ละครั้งต้องมี 2 อย่างคู่กัน คือ ใบเบิกเงินสดย่อยซึ่งเป็นเอกสารภายใน และหลักฐานจากผู้ขาย เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน หรือบิลเงินสด ใบเบิกบอกว่าใครเบิกไปทำอะไร ส่วนหลักฐานจากผู้ขายพิสูจน์ว่าจ่ายให้ใครจริง ทั้งสองอย่างใช้แทนกันไม่ได้
ใบเบิกเงินสดย่อยต้องมีรายการอะไร?
ใบเบิกเงินสดย่อยไม่มีกฎหมายกำหนดรูปแบบ แต่ควรมีข้อมูลพอให้ผู้ตรวจย้อนดูได้ แบบฟอร์มเบิกเงินสดย่อยที่ใช้งานได้จริงควรมีรายการตามตารางนี้
| รายการในใบเบิก | ตัวอย่างที่กรอก | ทำไมต้องมี |
|---|---|---|
| เลขที่ใบเบิกและวันที่ | PC-2610-014 / 14 ต.ค. 2569 | เรียงลำดับและหาย้อนหลังได้ |
| ชื่อผู้เบิกและแผนก | คุณมิ้นท์ / ฝ่ายออกแบบ | รู้ว่าใครรับเงินไป |
| รายละเอียดค่าใช้จ่าย | ค่าเมสเซนเจอร์ส่งแบบให้ลูกค้า | ใช้แยกประเภทค่าใช้จ่ายตอนบันทึกบัญชี |
| จำนวนเงิน | 320 บาท | ใช้รวมยอดตอนเบิกชดเชย |
| เลขที่หลักฐานที่แนบ | ใบเสร็จเลขที่ 0457 | ผูกใบเบิกกับหลักฐานจากผู้ขาย |
| ลายเซ็นผู้เบิก ผู้อนุมัติ ผู้จ่ายเงิน | 3 ช่อง | แยกหน้าที่ ไม่ให้คนเดียวทำทุกขั้น |
ใบเบิกทุกใบควรถูกจดลงสมุดเงินสดย่อย (ทะเบียนที่บันทึกรายการรับจ่ายเงินสดย่อยเรียงตามวันที่) ซึ่งทำใน Excel หรือโปรแกรมบัญชีก็ได้ ยอดคงเหลือในสมุดต้องตรงกับเงินในกล่องทุกครั้งที่ตรวจนับ
ไม่มีใบเสร็จ ใช้เอกสารอะไรแทนได้?
ใช้ได้ 2 แบบ ตามว่าผู้ขายออกเอกสารให้ได้แค่ไหน และทั้งสองแบบต้องพิสูจน์ได้ว่าจ่ายให้ใครจริง
- บิลเงินสด ใช้กับร้านที่ไม่ได้จด VAT ต้องมีชื่อ ที่อยู่ผู้ขาย รายการ จำนวนเงิน และลายเซ็นผู้รับเงิน ถ้าขาดชื่อหรือที่อยู่ผู้ขาย สรรพากรอาจถือว่าพิสูจน์ผู้รับเงินไม่ได้ (อ่านเพิ่มได้ที่บิลเงินสด คืออะไร)
- ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ใช้เมื่อจ่ายค่าสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ดที่เรียกใบเสร็จจากผู้ขายไม่ได้จริง เช่น ค่าวินมอเตอร์ไซค์ ตามคู่มือของกรมสรรพากร แบบฟอร์มต้องมีชื่อกิจการ วันที่ รายละเอียดรายจ่าย จำนวนเงิน ข้อความรับรองว่าจ่ายเพื่องานของกิจการจริง และลายเซ็นผู้เบิกจ่ายกับผู้อนุมัติ
ข้อควรระวังคือ ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินใช้แทนใบกำกับภาษีไม่ได้ ถ้ารายจ่ายนั้นมี VAT และต้องการใช้ภาษีซื้อ ต้องขอใบกำกับภาษีเต็มรูปในชื่อบริษัทเท่านั้น ใบกำกับภาษีที่ไม่ใช่ชื่อบริษัทเป็นภาษีซื้อต้องห้าม (มาตรา 82/5 (1))
บันทึกบัญชีเงินสดย่อยอย่างไร?
บันทึกบัญชีเงินสดย่อยในระบบวงเงินคงที่มีเพียง 2 จังหวะหลัก คือ ตอนตั้งวงเงิน และตอนเบิกชดเชย ระหว่างรอบที่จ่ายเงินทีละใบ ผู้รักษาเงินจดในสมุดอย่างเดียว ยังไม่ต้องลงบัญชีแยกประเภท ตัวเลขต่อไปนี้ใช้กรณีบริษัทของคุณแพร
จังหวะที่ 1 ตั้งวงเงิน 6,000 บาท
| บัญชี | เดบิต | เครดิต |
|---|---|---|
| เงินสดย่อย | 6,000 | |
| เงินฝากธนาคาร | 6,000 |
จังหวะที่ 2 เบิกชดเชยหลังครบ 2 สัปดาห์ ใบเสร็จรวม 4,445 บาท ได้แก่ ค่าเมสเซนเจอร์ 1,280 บาท ค่าน้ำดื่มสำนักงาน 950 บาท และวัสดุสำนักงาน 2,215 บาท ซึ่งเป็นราคาก่อนภาษี 2,070 บาท บวกภาษีมูลค่าเพิ่ม 145 บาท ตามใบกำกับภาษีเต็มรูปในชื่อบริษัท
ตอนตรวจนับ เงินในกล่องเหลือ 1,495 บาท ขณะที่ควรเหลือ 6,000 − 4,445 = 1,555 บาท จึงมีเงินขาดบัญชี 60 บาท ยอดเบิกชดเชยต้องเท่ากับ 6,000 − 1,495 = 4,505 บาท เพื่อให้กลับมาเต็มวงเงิน
| บัญชี | เดบิต | เครดิต |
|---|---|---|
| ค่าขนส่งเอกสาร | 1,280 | |
| ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดสำนักงาน | 950 | |
| วัสดุสำนักงาน | 2,070 | |
| ภาษีซื้อ | 145 | |
| เงินขาดบัญชี | 60 | |
| เงินฝากธนาคาร | 4,505 |
ตรวจยอด 1,280 + 950 + 2,070 + 145 + 60 = 4,505 บาท และเงินในกล่องหลังเติม 1,495 + 4,505 = 6,000 บาท เท่ากับวงเงินพอดี สังเกตว่าในจังหวะนี้ไม่ได้แตะบัญชีเงินสดย่อยเลย เพราะวงเงินยังเท่าเดิม
จังหวะเสริมที่ใช้ไม่บ่อย
- ขยายวงเงิน เช่น บริษัทโตจนใช้เงินมากขึ้น ปรับเป็น 8,000 บาท: เดบิต เงินสดย่อย 2,000 บาท / เครดิต เงินฝากธนาคาร 2,000 บาท
- ลดวงเงิน ทำกลับด้าน: เดบิต เงินฝากธนาคาร / เครดิต เงินสดย่อย
- เงินเกินบัญชี บันทึกด้านเครดิตเป็นรายได้อื่น แทนที่จะเป็นเดบิตเงินขาดบัญชี
ควบคุมเงินสดย่อยไม่ให้รั่วไหลอย่างไร?
วิธีที่ได้ผลที่สุดคือ แยกคนถือเงิน คนอนุมัติ และคนบันทึกบัญชีออกจากกัน แล้วตรวจนับแบบไม่แจ้งล่วงหน้าเป็นครั้งคราว 2 ข้อนี้ทำให้การหยิบเงินไปใช้ก่อนหรือสร้างใบเสร็จขึ้นเองทำได้ยากมาก แม้ในบริษัทเล็ก
| บทบาท | หน้าที่ | ไม่ควรทำ |
|---|---|---|
| ผู้รักษาเงิน | ถือเงิน จ่ายตามใบเบิก จดสมุด | อนุมัติใบเบิกของตัวเอง |
| ผู้อนุมัติ | เซ็นอนุมัติใบเบิกและใบขอเบิกชดเชย | ถือเงินสดเอง |
| ผู้ทำบัญชี | ตรวจใบเสร็จและบันทึกบัญชี | จ่ายเงินสดย่อย |
จุดที่ต้องแยกให้ออกจากตารางนี้คือ ในบริษัทที่มีพนักงานไม่กี่คน เจ้าของมักเป็นผู้อนุมัติเอง ซึ่งใช้ได้ ขอแค่ผู้ถือเงินกับผู้บันทึกบัญชีไม่ใช่คนเดียวกัน
นโยบายเพิ่มเติมที่ช่วยได้มาก
- กำหนดเพดานต่อรายการ เช่น เกินครั้งละ 1,000 บาทให้โอนเงินแทน เงินในกล่องจะได้ใช้กับของเล็กจริง ๆ
- เก็บเงินในกล่องมีกุญแจหรือตู้เซฟ และนับเงินทุกครั้งที่เปลี่ยนผู้รักษาเงิน
- จับสัญญาณผิดปกติ เช่น ใบเสร็จตัวเลขกลมทุกใบ ใบเสร็จร้านเดิมซ้ำถี่ ๆ หรือใบเสร็จที่ไม่มีชื่อร้าน
จากที่เคยเห็น เงินที่หายส่วนใหญ่ไม่ได้มาจากการทุจริตก้อนใหญ่ แต่มาจากการยืมเงินในกล่องไปใช้ก่อนแล้วลืมคืน การตรวจนับแบบไม่แจ้งล่วงหน้าเดือนละครั้งช่วยปิดช่องนี้ได้เกือบทั้งหมด
เงินสดย่อยต่างจากเงินทดรองจ่ายอย่างไร?
เงินสดย่อยเป็นวงเงินคงที่ที่อยู่ในสำนักงานสำหรับค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดประจำวัน ส่วนเงินทดรองจ่ายเป็นเงินที่ให้พนักงานถือออกไปใช้ในงานเฉพาะครั้ง แล้วเคลียร์ปิดยอดเป็นรายครั้ง
| ประเด็น | เงินสดย่อย | เงินทดรองจ่าย |
|---|---|---|
| ใช้เมื่อไร | ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดประจำวัน | งานเฉพาะครั้ง เช่น เดินทาง ซื้อของหน้างาน |
| ใครถือเงิน | ผู้รักษาเงิน | พนักงานที่ออกไปทำงานนั้น |
| ปิดยอดอย่างไร | เบิกชดเชยให้เต็มวงเงินเป็นรอบ | เคลียร์รายครั้ง คืนเงินที่เหลือ |
| หมวดในงบ | เงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด | สินทรัพย์หมุนเวียน (ลูกหนี้อื่น) |
ขั้นตอนเบิก เคลียร์ และบันทึกบัญชีเงินทดรองจ่ายพร้อมการแยกภาษีซื้อ อ่านต่อได้ที่บทความเงินทดรองจ่าย คืออะไร
ข้อควรรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเงินสดย่อย
เรื่องนี้ดูเล็ก แต่เป็นรายการที่ทั้งผู้สอบบัญชีและสรรพากรมักสุ่มตรวจ เพราะเอกสารมักไม่ครบ เรื่องที่ช่วยให้ระบบเรียบร้อยมีดังนี้
- อย่าใช้เงินในกล่องจ่ายเงินเดือน ค่าจ้างฟรีแลนซ์ หรือค่าบริการที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย รายการเหล่านี้ควรโอนผ่านบัญชีและออกหนังสือรับรองการหักภาษีตามขั้นตอนปกติ
- อย่าเอาเงินส่วนตัวของเจ้าของปนกับเงินในกล่อง ถ้าเจ้าของหยิบไปใช้ ให้ทำใบเบิกเหมือนพนักงานทุกคน
- เบิกชดเชยก่อนปิดบัญชีสิ้นเดือนหรือสิ้นปีเสมอ แม้เงินยังไม่หมด เพื่อให้ค่าใช้จ่ายถูกบันทึกในงวดที่เกิดจริง
- ถ่ายรูปใบเสร็จก่อนเก็บเข้าซอง ใบเสร็จกระดาษความร้อนจางภายในไม่กี่เดือน
สรุป – เงินสดย่อยต้องจำอะไรบ้าง?
เงินสดย่อยเป็นระบบเล็ก ๆ ที่บอกได้ทุกวันว่าเงินสดของบริษัทไปไหน ถ้าเงินในกล่องบวกใบเสร็จเท่ากับวงเงินทุกครั้งที่ตรวจนับ ก็มั่นใจได้ว่าระบบทำงาน เรื่องที่ต้องจำมี 4 ข้อ
- ใช้ระบบวงเงินคงที่ ตั้งวงเงินจากยอดใช้จริงต่อรอบ แล้วเบิกชดเชยเท่ายอดที่ใช้ไป
- ทุกการจ่ายต้องมีใบเบิกคู่กับหลักฐานจากผู้ขาย และขอใบกำกับภาษีในชื่อบริษัทถ้าต้องการใช้ภาษีซื้อ
- ลงบัญชีแยกประเภทแค่ตอนตั้งวงเงินและตอนเบิกชดเชย ส่วนเงินขาดหรือเกินบันทึกแยกบัญชีให้เห็นชัด
- แยกคนถือเงิน คนอนุมัติ และคนบันทึกบัญชี แล้วตรวจนับแบบไม่แจ้งล่วงหน้าเป็นครั้งคราว
ถ้าจะเริ่มจากวันนี้ ลองนับเงินในกล่องตอนนี้เลย แล้วรวมกับใบเสร็จที่ยังไม่ได้เบิกชดเชย ถ้าไม่เท่ากับวงเงิน นั่นคือจุดแรกที่ต้องตามหาคำตอบ
ถ้าอยากให้การเทียบยอดแบบนี้ทำได้ทุกวันโดยไม่ต้องนับมือ PEAK Account ให้ตั้งช่องทางเงินสดย่อยแยกในเมนูการเงิน เติมเงินและบันทึกค่าใช้จ่ายจากช่องทางนั้น ยอดคงเหลือในระบบจึงใช้เทียบกับเงินในกล่องได้ทันที ดูขั้นตอนการบันทึกเงินสดย่อยใน PEAK
สำหรับใครที่อยากเรียนรู้เรื่องบัญชีและภาษีเพิ่มเติม PEAK มีบทความให้อ่านต่อทั้งบทความด้านบัญชี บทความด้านภาษี บทความด้านธุรกิจ และบทความอัปเดตฟีเจอร์โปรแกรมบัญชี
แหล่งอ้างอิง:
- กรมสรรพากร – คู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ (มีนาคม 2559)
- มหาวิทยาลัยมหิดล (สำเนาราชกิจจานุเบกษา) – พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับเงินสดย่อย
เงินสดย่อยอยู่หมวดไหนในงบการเงิน?
อยู่ในสินทรัพย์หมุนเวียน รวมในบรรทัดเงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด ยอดที่แสดงคือเงินที่มีอยู่จริง ณ วันสิ้นงวด จึงควรเบิกชดเชยก่อนปิดบัญชีเพื่อให้ยอดตรงกับเงินจริง
เงินสดย่อยเป็นเงินสดไหม?
เป็น เพราะเป็นเงินสดในมือของบริษัทที่แยกไว้ใช้เฉพาะเรื่อง จึงนับรวมกับเงินสดในงบ ต่างจากเงินทดรองจ่ายที่ยังเป็นสิทธิเรียกร้องจากพนักงาน
เงินสดย่อย ภาษาอังกฤษเรียกว่าอะไร?
เรียกว่า Petty Cash ส่วนกองทุนเงินสดย่อยแบบวงเงินคงที่เรียกว่า Imprest Fund และสมุดเงินสดย่อยเรียกว่า Petty Cash Book
เงินสดย่อยขาด ผู้รักษาเงินต้องชดใช้ไหม?
ไม่เสมอไป ขึ้นกับสาเหตุ ถ้าขาดเพราะทอนเงินผิดเล็กน้อย บริษัทมักบันทึกเป็นเงินขาดบัญชี แต่ถ้าจะหักจากค่าจ้าง พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงานอนุญาตเฉพาะค่าเสียหายจากการจงใจหรือประมาทเลินเล่ออย่างร้ายแรงและลูกจ้างยินยอม หักได้ไม่เกินร้อยละ 10 ของค่าจ้างเว้นแต่ลูกจ้างยินยอม (มาตรา 76)
ร้านเล็กที่เจ้าของทำเองคนเดียว ต้องมีเงินสดย่อยไหม?
ไม่บังคับ กฎหมายไม่ได้กำหนดให้ต้องมีระบบนี้ แต่ถ้าเป็นนิติบุคคล การแยกเงินก้อนนี้ออกจากเงินส่วนตัวช่วยให้ค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ มีหลักฐานครบและใช้หักภาษีได้
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
About Author
