Stock Card คืออะไร และสำคัญอย่างไร
Stock Card (บัตรสต๊อกสินค้า หรือสต๊อกการ์ด) คือ บัตรหรือตารางที่บันทึกการรับเข้า จ่ายออก และยอดคงเหลือของสินค้าทีละรายการ เรียงตามวันที่ที่เกิดรายการ สินค้า 1 รายการใช้บัตร 1 ใบ จึงเห็นได้ทันทีว่าตอนนี้มีของเหลือเท่าไร และแต่ละครั้งที่ยอดเปลี่ยนเกิดจากเอกสารใบไหน
เดิมบัตรนี้เป็นกระดาษที่แขวนไว้หน้าชั้นวาง ปัจจุบันส่วนใหญ่ทำใน Excel หรือในโปรแกรมบัญชี แต่หลักการเหมือนกัน คือทุกบรรทัดต้องมีวันที่ เลขที่เอกสาร จำนวนรับ จำนวนจ่าย และยอดคงเหลือหลังรายการนั้น
สำหรับร้านค้าและธุรกิจที่มีสต๊อก เรื่องนี้สำคัญอย่างน้อย 3 ด้าน
- รู้ยอดคงเหลือจริงของแต่ละสินค้าโดยไม่ต้องนับทุกวัน จึงสั่งซื้อได้ทันเวลาและไม่ซื้อเกิน
- ถ้าบันทึกต้นทุนในบัตรด้วย จะรู้ต้นทุนขายและมูลค่าสินค้าคงเหลือที่ใช้ปิดงบการเงิน
- กิจการที่จด VAT และขายสินค้าต้องทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบตามแบบสรรพากรอยู่แล้ว บัตรที่บันทึกครบใช้เป็นฐานของรายงานนั้นได้
ตลอดบทความนี้จะใช้ตัวอย่างของคุณต้า เจ้าของบริษัทค้าส่งเครื่องเขียนที่จด VAT แล้ว มีหน้าร้านแห่งเดียว สินค้าขายดีคือปากกาลูกลื่นสีน้ำเงิน ขายเป็นกล่อง กล่องละ 50 ด้าม
บัตรคุมสินค้าต่างจากรายงานสินค้าและวัตถุดิบและใบตรวจนับอย่างไร
ทั้ง 3 อย่างเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือ แต่ใช้ต่างกัน
| เอกสาร | ใครกำหนด | ใช้ทำอะไร |
|---|---|---|
| บัตรคุมสินค้า | กิจการกำหนดเอง | ติดตามการเคลื่อนไหวของสินค้าทีละรายการ ใช้ภายใน |
| รายงานสินค้าและวัตถุดิบ | กฎหมาย VAT (มาตรา 87(3) และประกาศฯ ฉบับที่ 89) | หลักฐานปริมาณรับ จ่าย คงเหลือ ให้เจ้าหน้าที่สรรพากรตรวจ |
| ใบตรวจนับสินค้า | กิจการกำหนดเอง | บันทึกผลนับของจริง ณ วันที่นับ เพื่อเทียบกับบัตรคุมสินค้า |
ข้อต่างหลักอยู่ที่บัตรคุมสินค้าไม่มีรูปแบบบังคับ ส่วนรายงานตามแบบสรรพากรมีข้อกำหนด เช่น ต้องบันทึกภายใน 3 วันทำการ และแยกตามสถานประกอบการ รายละเอียดอ่านต่อได้ที่บทความ รายงานสินค้าและวัตถุดิบ คืออะไร
บัตรสต๊อกสินค้าต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง
ข้อมูลในบัตรแบ่งเป็นส่วนหัวกับส่วนรายการ ถ้าใช้แค่ดูจำนวน บันทึกเฉพาะปริมาณก็พอ แต่ถ้าต้องการรู้ต้นทุนขาย ต้องเพิ่มคอลัมน์ราคาทุนและมูลค่า
| ส่วน | ข้อมูล | แบบปริมาณ | แบบมีต้นทุน |
|---|---|---|---|
| ส่วนหัว | ชื่อสินค้า รหัสสินค้า หน่วยนับ ที่เก็บ จุดสั่งซื้อ | ✓ | ✓ |
| ส่วนรายการ | วันที่ เลขที่เอกสาร รายการ | ✓ | ✓ |
| ส่วนรายการ | จำนวนรับ จำนวนจ่าย จำนวนคงเหลือ | ✓ | ✓ |
| ส่วนรายการ | ราคาทุนต่อหน่วย มูลค่ารับ มูลค่าจ่าย มูลค่าคงเหลือ | ✓ |
หน่วยนับต้องเหมือนกันทั้งใบ ถ้าซื้อเป็นลังแต่ขายเป็นกล่อง ให้แปลงเป็นหน่วยเดียวก่อนบันทึก เพราะการปนหน่วยเป็นสาเหตุที่ทำให้ยอดคงเหลือเพี้ยนบ่อยที่สุด จุดสั่งซื้อคือยอดขั้นต่ำที่ต้องสั่งของเพิ่ม ใส่ไว้ในส่วนหัวเพื่อให้เห็นทุกครั้งที่ลงรายการ
ตัวอย่าง Stock Card ของร้านเครื่องเขียน 1 เดือน
ตัวอย่างนี้เป็นบัตรแบบปริมาณของปากกาลูกลื่นสีน้ำเงินในร้านของคุณต้า เดือนตุลาคม 2569 นับเป็นกล่อง
ส่วนหัว: ปากกาลูกลื่นสีน้ำเงิน 0.5 มม. · รหัส PEN-BL-05 · หน่วย กล่อง (50 ด้าม) · ที่เก็บ ชั้น A2 · จุดสั่งซื้อ 40 กล่อง
| วันที่ | เลขที่เอกสาร | รายการ | รับ | จ่าย | คงเหลือ |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 ต.ค. 69 | ยอดยกมา | 40 | |||
| 4 ต.ค. 69 | PI-6910-003 | ซื้อจากผู้ผลิต ล็อต 1 | 60 | 100 | |
| 10 ต.ค. 69 | IV-6910-021 | ขายโรงเรียนประจำอำเภอ | 70 | 30 | |
| 15 ต.ค. 69 | PI-6910-009 | ซื้อจากผู้ผลิต ล็อต 2 | 120 | 150 | |
| 22 ต.ค. 69 | IV-6910-058 | ขายร้านถ่ายเอกสาร | 80 | 70 | |
| 27 ต.ค. 69 | CN-6910-004 | รับคืนจากร้านถ่ายเอกสาร | 2 | 72 | |
| 31 ต.ค. 69 | ADJ-6910-001 | ปรับปรุงตามผลตรวจนับ ขาด 1 กล่อง | 1 | 71 |
ยอดคงเหลือทุกบรรทัดคิดจากยอดก่อนหน้า บวกรับ ลบจ่าย ปลายเดือนจึงเหลือ 40 + 60 − 70 + 120 − 80 + 2 − 1 = 71 กล่อง หลังขายวันที่ 10 ตุลาคม ยอดเหลือ 30 กล่อง ต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ 40 กล่อง คุณต้าจึงสั่งล็อต 2 ทันที
บรรทัดสุดท้ายคือการปรับยอดให้ตรงกับของจริงหลังตรวจนับ ต้องมีเอกสารปรับปรุงที่ระบุสาเหตุ ไม่แก้ตัวเลขคงเหลือตรง ๆ เพราะจะไม่เหลือร่องรอยว่าของหายไปเท่าไร
ถ้าอยากรู้ต้นทุนขาย ต้องบันทึกบัตรอย่างไร
ถ้าซื้อของหลายล็อตในราคาต่างกัน ต้นทุนของสินค้าที่ขายออกไปขึ้นกับวิธีราคาทุนที่กิจการเลือก
มาตรฐานการรายงานทางการเงินสำหรับกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ (TFRS for NPAEs) ให้เลือกได้ 3 วิธี คือ วิธีราคาเจาะจง วิธีเข้าก่อนออกก่อน (FIFO) และวิธีถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก ตามมาตรฐานฉบับปรับปรุง 2565 ของสภาวิชาชีพบัญชี บทที่ 8 สินค้าคงเหลือ
ปากกาของคุณต้ามียอดยกมา 40 กล่องและล็อต 1 อีก 60 กล่อง ทุนกล่องละ 200 บาท ส่วนล็อต 2 จำนวน 120 กล่อง ทุนกล่องละ 225 บาท เมื่อคิดจากรายการชุดเดียวกัน 2 วิธีให้ผลดังนี้
ตารางนี้ใช้ถัวเฉลี่ยเคลื่อนที่ ซึ่งคือวิธีถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนักที่คำนวณทุนเฉลี่ยใหม่ทุกครั้งที่มีของเข้า เหมาะกับการบันทึกสต๊อกแบบต่อเนื่อง
| รายการ | FIFO | ถัวเฉลี่ยเคลื่อนที่ |
|---|---|---|
| คงเหลือหลังขาย 10 ต.ค. | 30 × 200 = 6,000 | 30 × 200 = 6,000 |
| คงเหลือหลังซื้อล็อต 2 | 30 × 200 + 120 × 225 = 33,000 | 150 กล่อง 33,000 · ทุนเฉลี่ย 220 |
| ต้นทุนขาย 22 ต.ค. (80 กล่อง) | 30 × 200 + 50 × 225 = 17,250 | 80 × 220 = 17,600 |
| รับคืน 27 ต.ค. (2 กล่อง) | 2 × 225 = 450 | 2 × 220 = 440 |
| ปรับลดของขาด 31 ต.ค. (1 กล่อง) | 225 | 220 |
| ต้นทุนขายทั้งเดือน | 14,000 + 17,250 − 450 = 30,800 | 14,000 + 17,600 − 440 = 31,160 |
| มูลค่าคงเหลือ 71 กล่อง | 71 × 225 = 15,975 | 71 × 220 = 15,620 |
ทั้ง 2 วิธีใช้ต้นทุนรวมเท่ากันคือ 47,000 บาท แต่แบ่งไปเป็นต้นทุนขาย สินค้าคงเหลือ และของขาดจากการตรวจนับต่างกัน ช่วงที่ราคาซื้อสูงขึ้น วิธี FIFO ให้ต้นทุนขายต่ำกว่าและสินค้าคงเหลือสูงกว่าวิธีถัวเฉลี่ย กำไรในงบจึงต่างกันตาม ผลต่างของคุณต้าในเดือนนี้คือ 360 บาท
เมื่อเลือกวิธีแล้วต้องใช้ต่อเนื่องทุกงวดตามหลักความสม่ำเสมอของนโยบายการบัญชีในมาตรฐานเดียวกัน การเปลี่ยนวิธีกลางทางทำให้งบเทียบกันไม่ได้ วิธีตีราคาแบบอื่นและผลต่อกำไรอ่านต่อได้ที่บทความ FIFO กับถัวเฉลี่ย ต่างกันอย่างไร
ทำ Stock Card ใน Excel อย่างไร
แบบฟอร์ม Stock Card Excel ที่ใช้ได้จริงไม่ต้องซับซ้อน ใช้ 1 ชีตต่อ 1 สินค้า แล้ววางคอลัมน์ตามตารางตัวอย่างข้างบน
| คอลัมน์ | ข้อมูล | สูตร (แถวที่ 3 เป็นต้นไป) |
|---|---|---|
| A | วันที่ | พิมพ์เอง |
| B | เลขที่เอกสาร | พิมพ์เอง |
| C | รายการ | พิมพ์เอง |
| D | รับ | พิมพ์เอง |
| E | จ่าย | พิมพ์เอง |
| F | คงเหลือ | =F2+D3-E3 แล้วลากลง |
แถวที่ 2 ใส่ยอดยกมาในช่อง F2 ตัวเลขคงเหลือทุกบรรทัดต่อจากนั้นจะคำนวณเอง ถ้าต้องการให้ Excel เตือนเมื่อของใกล้หมด ใช้ Conditional Formatting ให้ช่อง F เปลี่ยนสีเมื่อค่าต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ
ถ้ามีสินค้าหลายรายการและอยากเก็บไว้ในตารางเดียว ให้เพิ่มคอลัมน์รหัสสินค้า แล้วใช้ SUMIF รวมยอดรับและจ่ายของแต่ละรหัส ยอดคงเหลือของสินค้าใดคือยอดยกมา + SUMIF ของคอลัมน์รับ − SUMIF ของคอลัมน์จ่าย ตามรหัสนั้น
จุดที่ต้องระวังคือ Excel แก้ตัวเลขย้อนหลังได้โดยไม่มีร่องรอย ควรล็อกชีตของเดือนที่ปิดแล้ว และแก้ด้วยการเพิ่มบรรทัดปรับปรุงพร้อมเลขที่เอกสารเสมอ
เมื่อไรควรเปลี่ยนจาก Excel เป็นโปรแกรม
Excel เหมาะกับร้านที่มีสินค้าไม่กี่สิบรายการและบันทึกคนเดียว สัญญาณที่ควรเปลี่ยนไปใช้โปรแกรมมีดังนี้
- สินค้าเกิน 50 ถึง 100 รายการ จนต้องเปิดหลายชีตเพื่อตอบคำถามเดียว
- มีมากกว่า 1 คนบันทึก และเริ่มเจอบรรทัดซ้ำหรือหาย
- ต้องคิดต้นทุนแบบ FIFO หรือถัวเฉลี่ย ซึ่งสูตรใน Excel ซับซ้อนและผิดง่าย
- เปิดสาขาที่ 2 และต้องแยกยอดตามสถานที่เก็บ
ทำไมยอดในบัตรคุมสินค้าไม่ตรงกับของจริง และแก้อย่างไร
เมื่อนับของจริงแล้วไม่ตรงกับยอดในบัตร ก่อนสรุปว่าของหาย ให้ไล่ดูรายการที่เกิดจริงแต่ไม่ได้ลงบัตรก่อน สาเหตุที่พบได้บ่อยมีดังนี้
| สาเหตุ | อาการที่เห็น | วิธีแก้ |
|---|---|---|
| ของเสียหรือหมดอายุไม่ได้ลงจ่าย | ของจริงน้อยกว่าบัตร | ทำเอกสารตัดของเสียทุกครั้งที่พบ |
| หยิบของไปใช้เองหรือแจกตัวอย่าง | ของจริงน้อยกว่าบัตร | ทำใบเบิกใช้ภายใน |
| รับของแล้วรอใบกำกับภาษีก่อนลงบัตร | ของจริงมากกว่าบัตรชั่วคราว | ลงรับตามใบส่งของในวันที่ของเข้า |
| ปนหน่วยนับ ลัง กับ กล่อง | ยอดเพี้ยนเป็นหลักเท่า | กำหนดหน่วยเดียวในส่วนหัว |
| บันทึกช้าหรือลงย้อนหลังรวมทีเดียว | ยอดไม่ตรงระหว่างเดือน | ลงทุกวัน หรือไม่เกิน 3 วันทำการ |
ปากกาที่ขาด 1 กล่องของคุณต้า หลังตรวจย้อนพบว่าพนักงานหยิบไปใช้ที่เคาน์เตอร์โดยไม่ได้ทำใบเบิก คุณต้าจึงบันทึกปรับลดพร้อมเอกสาร และให้หน้าร้านทำใบเบิกทุกครั้งต่อจากนั้น
วิธีนับสต๊อกให้แม่นอ่านต่อได้ที่บทความ นับสต๊อกสินค้าอย่างไรให้แม่นยำ
ข้อควรรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับบัตรคุมสินค้า
กติกาที่ช่วยให้บัตรตรงกับของจริงมากที่สุดคือ ของจะออกจากชั้นไม่ได้ถ้าไม่มีเอกสาร
- กิจการที่จด VAT ต้องทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 89) ซึ่งกำหนดให้บันทึกภายใน 3 วันทำการและแยกตามสถานประกอบการ บัตรที่บันทึกครบตามนี้ใช้เป็นฐานของรายงานได้
- กิจการที่จด VAT ถ้านับแล้วสินค้าขาดจากรายงานโดยพิสูจน์ไม่ได้ว่าเกิดจากเหตุสุดวิสัย กรมสรรพากรถือว่าสินค้าส่วนนั้นขายไปแล้ว (ประมวลรัษฎากร มาตรา 77/1(8)(จ)) ต้องเสีย VAT จากราคาตลาดพร้อมเบี้ยปรับ เอกสารปรับปรุงทุกครั้งจึงสำคัญ
- บัตรคุมสินค้าที่ใช้เป็นหลักฐานประกอบการลงบัญชี ควรเก็บไว้อย่างน้อย 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี ตามสรุปพระราชบัญญัติการบัญชีของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
- สินค้าที่มีวันหมดอายุ ควรเพิ่มคอลัมน์เลขล็อตและวันหมดอายุ เพื่อจ่ายของล็อตที่ใกล้หมดอายุออกก่อน
- ชื่อคุณต้า ตัวเลขสินค้า และราคาทุนในบทความเป็นตัวอย่างสมมติ วิธีราคาทุนที่เหมาะกับกิจการจริงควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชีของกิจการ
สรุป – Stock Card ต้องจำอะไรบ้าง
- 1 สินค้า 1 บัตร บันทึกวันที่ เลขที่เอกสาร รับ จ่าย และคงเหลือทุกรายการ ใช้หน่วยนับเดียวทั้งใบ
- ถ้าต้องการต้นทุนขาย ให้เพิ่มราคาทุนและเลือกวิธี FIFO ถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก หรือราคาเจาะจง แล้วใช้วิธีเดิมทุกงวด
- ทำใน Excel ได้ด้วยสูตรคงเหลือ = ยอดก่อนหน้า + รับ − จ่าย แต่ต้องแก้ด้วยบรรทัดปรับปรุง ไม่แก้ตัวเลขย้อนหลัง
- กิจการที่จด VAT ใช้บัตรที่ครบเป็นฐานรายงานสินค้าและวัตถุดิบตามแบบสรรพากรได้
ถ้าเริ่มจากวันนี้ ลองเลือกสินค้าขายดี 5 รายการ ทำบัตรย้อนหลัง 1 เดือนจากใบกำกับภาษีซื้อและขาย แล้วนับของจริงเทียบดูว่าตรงกันไหม
ดูความเคลื่อนไหวสินค้าแทน Stock Card ด้วย PEAK
พอสินค้าเยอะขึ้นหรือต้องคิดต้นทุนแบบ FIFO หรือถัวเฉลี่ย การทำบัตรทีละชีตใน Excel จะใช้เวลามากและผิดง่าย
โปรแกรมบัญชี PEAK มีแท็บ “เคลื่อนไหว” ในหน้าสินค้าแต่ละตัว แสดงรายการซื้อขายย้อนหลังของสินค้านั้น และพิมพ์รายงานตามช่วงวันที่ได้ ทำหน้าที่แทนบัตรคุมสินค้าโดยไม่ต้องลงซ้ำ
ดูขั้นตอนได้ที่คู่มือพิมพ์รายการเคลื่อนไหวสินค้ารายตัวใน PEAK
อ่านเรื่องสต๊อกสินค้าเพิ่มเติม
- จัดการสต๊อกสินค้า สำหรับวางระบบสต๊อกทั้งร้าน
- พิมพ์รายงานสินค้าคงเหลือใน PEAK สำหรับดูยอดคงเหลือทุกสินค้า ณ วันที่กำหนด
- บทความด้านบัญชี รวมเรื่องบัญชีสินค้าคงเหลือและการปิดงบ
แหล่งอ้างอิงข้อมูล
- สภาวิชาชีพบัญชี: มาตรฐานการรายงานทางการเงินสำหรับกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ (ฉบับปรับปรุง 2565) บทที่ 8 สินค้าคงเหลือ
- กรมสรรพากร: ประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 89)
- กรมพัฒนาธุรกิจการค้า: สรุปพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Stock Card
ใบสต๊อกการ์ดกับ Stock Card คืออันเดียวกันไหม
ใช่ ใบสต๊อกการ์ด สต็อกการ์ด และบัตรคุมสินค้า เป็นชื่อเรียกต่างกันของเอกสารเดียวกัน คือบัตรบันทึกรับ จ่าย และคงเหลือของสินค้าทีละรายการ
ต้องทำบัตรคุมสินค้าทุกรายการไหม
ไม่มีกฎหมายบังคับรูปแบบบัตรคุมสินค้า แต่กิจการที่จด VAT และขายสินค้าต้องมีรายงานสินค้าและวัตถุดิบของทุกสินค้า ในทางปฏิบัติจึงควรมีบัตรหรือรายการเคลื่อนไหวในโปรแกรมครบทุกรายการ ส่วนวัสดุสิ้นเปลืองที่ใช้ในสำนักงานไม่ต้องทำ
Stock Card ยาต่างจากบัตรคุมสินค้าทั่วไปอย่างไร
หลักการบันทึกรับ จ่าย คงเหลือเหมือนกัน แต่ร้านขายยาและคลินิกมักต้องบันทึกเลขล็อตและวันหมดอายุเพิ่ม และยาบางกลุ่มมีข้อกำหนดการทำบัญชีตามกฎหมายยาเฉพาะ ควรตรวจรูปแบบที่ต้องใช้กับเภสัชกรผู้มีหน้าที่ปฏิบัติการหรือสำนักงานคณะกรรมการอาหารและยา
ทำบัตรคุมสินค้าใน Google Sheets ได้ไหม
ได้ สูตรคงเหลือและ SUMIF ใช้ได้เหมือน Excel ข้อดีคือหลายคนเปิดดูพร้อมกันได้ แต่ควรจำกัดสิทธิ์แก้ไขและเปิดประวัติการแก้ไข เพื่อให้ตรวจย้อนได้ว่าใครเปลี่ยนตัวเลขเมื่อไร
บัตรคุมสินค้าต้องบันทึกบ่อยแค่ไหน
ควรบันทึกทุกวันที่มีของเข้าออก ถ้าใช้เป็นฐานรายงานสินค้าและวัตถุดิบของกิจการที่จด VAT ต้องลงรายการไม่เกิน 3 วันทำการนับแต่วันที่รับหรือจ่ายสินค้า
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
About Author
