ธุรกิจที่เริ่มโตมักเจอคำว่า PR, PO, GR ในเอกสารจัดซื้อ แต่หลายคนยังสับสนว่าแต่ละตัวทำหน้าที่อะไร และต้องใช้ตอนไหน ในบทความนี้ จะพาคุณมารู้จักทุกเอกสาร เข้าใจทุกขั้นตอน ของระบบจัดซื้อในองค์กร
ใบขอซื้อ หรือใบ PR คืออะไร
ใบขอซื้อ หรือใบ PR (Purchase requisition) คือเอกสารที่พนักงานหรือแผนกในองค์กรใช้ขออนุมัติการสั่งซื้อสินค้า หรือบริการ ก่อนที่ฝ่ายจัดซื้อจะสั่งซื้อจริง เป็นจุดเริ่มต้นของทุกการจัดซื้อในระบบ หรือพูดง่าย ๆ ว่า PR เปรียบเสมือนใบเสนอความต้องการ ที่บอกว่า ฉันต้องการซื้ออะไร จำนวนเท่าไร และทำไมถึงต้องซื้อ
ตัวอย่างเช่น แผนก IT ต้องการซื้อโน้ตบุ๊กใหม่ 5 เครื่อง ก็ต้องทำใบ PR ส่งให้หัวหน้าแผนกอนุมัติก่อน เมื่ออนุมัติแล้วจึงส่งต่อให้ฝ่ายจัดซื้อ
ใบขอซื้อ กับ ใบเสนอซื้อ เป็นเอกสารเดียวกันไหม
ใช่ ในทางปฏิบัติ “ใบขอซื้อ” “ใบเสนอซื้อ” และ “ใบขอซื้อ/ขอจ้าง” มักหมายถึงเอกสารเดียวกัน คือใบที่แผนกภายในใช้ขออนุมัติซื้อ แต่ละองค์กรเลือกเรียกต่างกัน ส่วนที่ต้องดูคือหน้าที่ของเอกสาร ไม่ใช่ชื่อ
จุดที่มักสับสนคือ “ใบเสนอราคา” (Quotation) ซึ่งเป็นเอกสารคนละใบ ใบเสนอราคาออกโดยผู้ขายเพื่อบอกราคาให้ผู้ซื้อ ส่วนใบ PR ออกโดยคนในองค์กรของผู้ซื้อเอง
เปิด PR คืออะไร / ขั้นตอนการเปิดใบ PR
การเปิด PR หมายถึงการสร้างใบขอซื้อเข้าไปในระบบ โดยมีขั้นตอนดังนี้
- พนักงานหรือหัวหน้าแผนกระบุรายการสินค้าที่ต้องการ พร้อมจำนวนและเหตุผล
- กรอกข้อมูลลงในแบบฟอร์ม PR (กระดาษหรือระบบออนไลน์)
- ส่งใบ PR ให้ผู้มีอำนาจอนุมัติ (เช่น หัวหน้าแผนก หรือผู้จัดการ)
- เมื่ออนุมัติแล้ว ฝ่ายจัดซื้อจะรับใบ PR ไปจัดทำใบ PO ในขั้นตอนถัดไป
ตัวอย่างใบขอซื้อ (PR)
ใบ PR มักมีข้อมูลสำคัญดังนี้
- เลขที่ PR และวันที่
- ชื่อแผนกที่ขอซื้อ
- รายการสินค้า/บริการที่ต้องการ พร้อมจำนวนและราคาโดยประมาณ
- เหตุผลในการขอซื้อ
- ลายเซ็นผู้ขอและผู้อนุมัติ
ตัวอย่างสถานการณ์: บริษัท ก จำกัด (ชื่อสมมุติ) เปิดร้านขายสินค้าออนไลน์ แผนกคลังสินค้าพบว่ากล่องพัสดุเหลือไม่พอส่งของภายในสัปดาห์นี้ จึงเปิดใบ PR ขอซื้อกล่องพัสดุ 500 ใบ ส่งให้ผู้จัดการอนุมัติ ก่อนส่งต่อให้ฝ่ายจัดซื้อออก PO ไปยัง supplier
ใบ PR ของบริษัท ก ที่กรอกแล้วหน้าตาประมาณนี้ (ข้อมูลสมมติ)
| ช่อง | ข้อมูล |
|---|---|
| เลขที่ / วันที่ | PR-2026-0042 · 15 ต.ค. 2569 |
| แผนกที่ขอ / ผู้ขอ | คลังสินค้า · หัวหน้าคลังสินค้า |
| รายการ | กล่องพัสดุลูกฟูกเบอร์ C ขนาด 20 × 30 × 11 ซม. |
| จำนวน | 500 ใบ |
| ราคาต่อหน่วยโดยประมาณ | 8 บาท |
| รวมโดยประมาณ | 500 × 8 = 4,000 บาท |
| วันที่ต้องการ | 20 ต.ค. 2569 |
| เหตุผล | กล่องคงเหลือ 60 ใบ ไม่พอส่งออเดอร์ช่วงโปรโมชันปลายเดือน |
| ผู้อนุมัติ | ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ (วงเงินอนุมัติไม่เกิน 10,000 บาท) |
ราคาในใบ PR เป็นราคาประมาณเพื่อใช้ขออนุมัติงบ ราคาจริงจะกำหนดอีกครั้งใน PO หลังฝ่ายจัดซื้อเทียบราคาจากผู้ขาย
แบบฟอร์มใบขอซื้อ Excel ควรมีช่องอะไรบ้าง
แบบฟอร์มใน Excel ใช้ 1 แผ่นต่อ 1 ใบ PR ส่วนหัวใส่ข้อมูลเอกสาร ส่วนตารางใส่รายการ และท้ายแผ่นเว้นช่องลงนาม
| ส่วน | ช่องที่ควรมี |
|---|---|
| ส่วนหัว | เลขที่ PR วันที่ แผนก ชื่อผู้ขอ วันที่ต้องการ |
| ตารางรายการ | ลำดับ รายละเอียดสินค้า/บริการ จำนวน หน่วย ราคาต่อหน่วยโดยประมาณ จำนวนเงิน |
| ท้ายตาราง | รวมเงินโดยประมาณ เหตุผลในการขอซื้อ |
| ลงนาม | ผู้ขอ ผู้อนุมัติ วันที่อนุมัติ |
ช่องจำนวนเงินใช้สูตรคูณจำนวนกับราคาต่อหน่วย เช่น ถ้าจำนวนอยู่คอลัมน์ C และราคาอยู่คอลัมน์ E ให้ใส่ =C5*E5 แล้วลากลง ส่วนช่องรวมใช้ =SUM ของคอลัมน์จำนวนเงิน
เลขที่ PR ควรเรียงต่อกันและไม่ใช้ซ้ำ เพื่อให้อ้างถึงได้ตอนออก PO และตอนตรวจย้อนหลัง
ใบสั่งซื้อ หรือใบ PO คืออะไร
ใบสั่งซื้อ หรือใบ PO (Purchase Order) คือเอกสารทางการที่ฝ่ายจัดซื้อออกให้ผู้ขาย (Supplier) เพื่อแจ้งว่าต้องการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการตามเงื่อนไขที่ตกลงกัน เมื่อผู้ขายตอบรับ PO จะใช้เป็นหลักฐานข้อตกลงซื้อขายตามรายการ ราคา และเงื่อนไขที่ระบุไว้
โดยความแตกต่างระหว่าง PO และ PR ตรงที่ PR เป็นเอกสารภายใน ขอความเห็นชอบจากผู้บริหาร ส่วน PO เป็นเอกสารภายนอก ที่ส่งให้คู่ค้าโดยตรง
ใบ PO มีองค์ประกอบอะไรบ้าง
ใบ PO มักระบุข้อมูลสำคัญ เช่น เลขที่ PO ข้อมูลผู้ซื้อและผู้ขาย รายการสินค้า ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน และวันที่ส่งของ
สำหรับรายละเอียดองค์ประกอบเต็มและตัวอย่างใบ PO พร้อมแบบฟอร์ม อ่านเพิ่มเติมได้ที่บทความ ใบสั่งซื้อ Purchase Order (PO) คืออะไร พร้อมตัวอย่าง
ใบรับสินค้า หรือใบ GR คืออะไร
ใบรับสินค้า หรือใบ GR (Goods Receipt ) คือเอกสารที่ออกเมื่อสินค้าถูกส่งมาถึงและผ่านการตรวจรับเรียบร้อยแล้ว เป็นหลักฐานยืนยันว่าผู้ซื้อได้รับสินค้าตรงตาม PO ที่สั่งไป ทั้งชนิด จำนวน และคุณภาพ
GR เป็นขั้นตอนสุดท้ายในวงจรจัดซื้อ ก่อนที่ฝ่ายบัญชีจะจ่ายเงินให้คู่ค้า หากไม่มี GR ฝ่ายบัญชีจะไม่มีหลักฐานว่าได้รับของจริง ซึ่งอาจทำให้จ่ายเงินให้สินค้าที่ยังไม่มาถึง หรือมาถึงแต่ไม่ครบ
ตัวอย่าง เช่น บริษัท ก สั่งซื้อกล่องพัสดุ 500 ใบจากผู้ขาย ของมาถึงแต่มีแค่ 480 ใบ ถ้าทำ GR ตอนรับของจะบันทึกได้ทันทีว่าได้ 480 ไม่ใช่ 500 ทำให้ฝ่ายบัญชีจ่ายเงินตามจำนวนที่รับจริง และติดตามให้ผู้ขายส่งส่วนที่เหลืออีก 20 ใบ
ขั้นตอนการทำ GR (Goods Receipt)
เมื่อ supplier ส่งสินค้ามาถึง ฝ่ายคลังสินค้าหรือผู้รับผิดชอบจะต้องทำ GR ตามขั้นตอนดังนี้
- ตรวจสอบสินค้าที่ได้รับ เทียบกับรายการในใบ PO ว่าครบถ้วนหรือไม่
- ตรวจคุณภาพสินค้า ดูว่าไม่มีเสียหายหรือชำรุด
- บันทึกจำนวนสินค้าที่รับจริงลงในระบบหรือแบบฟอร์ม GR
- ลงนามรับสินค้า พร้อมระบุวันที่รับ
- ส่งเอกสาร GR ให้ฝ่ายบัญชี เพื่อเป็นหลักฐานประกอบการจ่ายเงิน
สิ่งที่ต้องระวังคือ ถ้าสินค้าที่ได้รับไม่ตรงกับ PO (เช่น จำนวนไม่ครบ หรือคนละรุ่น) ต้องบันทึกความต่างไว้ใน GR และแจ้งผู้ขายทันที เพราะจะกระทบทั้งการจ่ายเงินและระบบสต็อกสินค้าของธุรกิจ
ขั้นตอนตรวจรับและการเทียบกับใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย อ่านต่อได้ที่บทความ รู้จักระบบ GR และ IR
ความแตกต่างระหว่าง PR, PO และ GR (ตารางเปรียบเทียบ)
หลายคนยังสับสนระหว่างเอกสารทั้ง 3 ตัว ตารางด้านล่างช่วยให้เห็นภาพรวมชัดเจน
| หัวข้อ | PR (ใบขอซื้อ) | PO (ใบสั่งซื้อ) | GR (ใบรับสินค้า) |
|---|---|---|---|
| ชื่อเต็ม | Purchase Requisition | Purchase Order | Goods Receipt |
| ออกโดย | พนักงาน/แผนกที่ต้องการสินค้า | ฝ่ายจัดซื้อ | ฝ่ายคลังสินค้า/ผู้ตรวจรับ |
| ส่งให้ | ผู้อนุมัติภายในองค์กร | คู่ค้า/ผู้ขาย (ภายนอก) | ฝ่ายบัญชี |
| ใช้ทำอะไร | ขออนุมัติซื้อ | ยืนยันคำสั่งซื้อกับ supplier | ยืนยันว่ารับสินค้าครบแล้ว |
| ประเภทเอกสาร | เอกสารภายใน | เอกสารภายนอก (หลักฐานข้อตกลงซื้อขายเมื่อผู้ขายตอบรับ) | เอกสารภายใน |
| เกิดขึ้นตอนไหน | ก่อนสั่งซื้อ | ระหว่างสั่งซื้อ | หลังรับของ |
จุดที่ต้องจำคือ PR อยู่ภายในองค์กร ส่วน PO ออกไปหาคู่ค้า และ GR ย้อนกลับเข้ามาเพื่อปิดรอบการจัดซื้อ
ขั้นตอนจัดซื้อครบวงจร ตั้งแต่ขอซื้อ สั่งซื้อ และรับสินค้า
เอกสารทั้ง 3 ตัวทำงานเชื่อมต่อกันเป็นลูกโซ่ ถ้าขาดตัวใดตัวหนึ่ง ระบบจัดซื้อจะไม่สมบูรณ์
Step 1: เปิดใบขอซื้อ (PR)
เมื่อแผนกใดต้องการสินค้าหรือบริการ พนักงานจะเปิดใบ PR ระบุรายการที่ต้องการพร้อมเหตุผล แล้วส่งให้หัวหน้าแผนกหรือผู้จัดการอนุมัติ ถ้าไม่อนุมัติ PR จะถูกส่งกลับให้แก้ไข หรือยกเลิก
ตัวอย่าง: บริษัท ข จำกัด (ชื่อสมมุติ) ธุรกิจนำเข้าอุปกรณ์สำนักงาน แผนกการตลาดต้องการผลิตสื่อโฆษณาชิ้นใหม่ จึงเปิด PR ขอซื้อบริการออกแบบจากฟรีแลนซ์ มูลค่า 15,000 บาท ระบุเหตุผลว่าเป็นแคมเปญไตรมาส 3 ส่งให้ผู้จัดการแผนกอนุมัติ
PR ใบนี้ใช้เวลา 1 วันทำการก็ผ่าน เพราะมีงบประมาณรองรับอยู่แล้ว
Step 2: อนุมัติและออกใบสั่งซื้อ (PO)
เมื่อ PR ผ่านการอนุมัติ ทีมจัดซื้อจะเปรียบเทียบราคาจากคู่ค้าหลายราย เลือกรายที่เหมาะสม แล้วออกใบ PO ส่งไปยืนยันคำสั่งซื้อ โดย PO จะระบุรายละเอียดครบถ้วน ทั้งราคา จำนวน เงื่อนไขการจ่ายเงิน และวันส่งของ
ตัวอย่าง (ต่อจาก Step 1): ทีมจัดซื้อของบริษัท ข รับ PR ที่อนุมัติแล้ว เปรียบเทียบราคาจากฟรีแลนซ์ 3 ราย เลือกรายที่เสนอราคา 13,500 บาท พร้อมส่งงานภายใน 7 วัน แล้วออก PO เลขที่ PO-2026-0158 ส่งให้ฟรีแลนซ์ยืนยัน
เมื่อฟรีแลนซ์ตอบรับ PO ฉบับนี้ก็เป็นหลักฐานข้อตกลงจ้างงานตามราคาและกำหนดส่งที่ระบุ
Step 3: รับสินค้าและทำ GR
เมื่อของมาถึง ฝ่ายคลังจะตรวจสอบว่าสินค้าตรงกับ PO หรือไม่ ถ้าตรงครบก็ทำ GR แล้วส่งเอกสารให้ฝ่ายบัญชีเพื่อจ่ายเงิน ถ้าสินค้าไม่ตรงหรือไม่ครบ จะต้องบันทึกข้อแตกต่างและติดต่อผู้ขายแก้ไขก่อน
ตัวอย่าง (ต่อจาก Step 2): ฟรีแลนซ์ส่งไฟล์งานออกแบบครบตามที่ตกลง แผนกการตลาดตรวจสอบแล้วตรงตาม PO-2026-0158 จึงทำ GR ยืนยันรับงาน แล้วส่ง GR ให้ฝ่ายบัญชีจ่ายเงิน 13,500 บาทให้ฟรีแลนซ์
ขั้นตอนนี้เรียกว่า 3-way matching คือการเทียบเอกสาร 3 ฉบับให้ตรงกันก่อนจ่ายเงิน
| เอกสาร | ข้อมูลที่ตรวจ | ออกโดย | ตัวอย่าง (บริษัท ข) |
|---|---|---|---|
| PO (ใบสั่งซื้อ) | รายการ ราคา จำนวนที่สั่ง | ทีมจัดซื้อ | PO-2026-0158: ออกแบบ 1 งาน 13,500 บาท |
| GR (ใบรับสินค้า) | จำนวนที่รับจริง คุณภาพ | ผู้ตรวจรับ | ตรวจรับไฟล์งานครบ ตรง PO |
| Invoice (ใบแจ้งหนี้) | จำนวนเงินที่เรียกเก็บ | ผู้ขาย | ฟรีแลนซ์แจ้งหนี้ 13,500 บาท |
ถ้าเอกสารทั้ง 3 ฉบับตรงกัน ก็จ่ายเงินได้ทันที ถ้าไม่ตรง (เช่น Invoice เรียกเก็บเกิน หรือ GR ระบุว่าได้ของไม่ครบ) ต้องหาสาเหตุและแก้ไขก่อน
ปัญหาที่พบบ่อยในระบบ PR PO GR และวิธีแก้ไข
ระบบจัดซื้อที่ไม่เป็นระบบอาจทำให้เกิดปัญหาเหล่านี้
- PR ค้างรออนุมัตินาน: ผู้มีอำนาจไม่อยู่ออฟฟิศ หรือไม่มีระบบแจ้งเตือน ทำให้ซื้อของไม่ทัน วิธีแก้คือกำหนดเวลาอนุมัติให้ชัดเจน (เช่น ภายใน 2 วันทำการ) และใช้ระบบที่แจ้งเตือนอัตโนมัติ
- PO กับ GR ไม่ตรงกัน: สั่ง 100 ชิ้น แต่ได้รับ 80 ชิ้น ถ้าไม่ตรวจจับตั้งแต่ตอนรับของ จะกลายเป็นปัญหาตอนปิดบัญชี วิธีแก้คือทำ GR ทุกครั้งที่รับของ และเทียบกับ PO ทันที
- สั่งซื้อปากเปล่าไม่มี PR: บางบริษัทโทรสั่งของก่อน แล้วค่อยทำเอกสารทีหลัง ทำให้ตรวจสอบไม่ได้ว่าใครขอซื้อ วิธีแก้คือบังคับให้ทุกการจัดซื้อเริ่มจาก PR เสมอ แม้จะเป็นรายการเล็กน้อย
- เอกสารกระจัดกระจาย หาย้อนหลังลำบาก: PR อยู่ในอีเมล PO อยู่ใน Excel GR อยู่ในกระดาษ เวลาตรวจสอบย้อนหลังต้องหาจาก 3 ที่ วิธีแก้คือใช้ระบบเดียวที่เก็บเอกสารทุกตัวไว้ด้วยกัน
จัดการระบบจัดซื้อ PR PO GR ด้วยโปรแกรมบัญชี
ธุรกิจที่เริ่มมีออเดอร์เยอะขึ้น การจัดการ PR PO GR ด้วยกระดาษหรือ Excel อาจไม่เพียงพอ เพราะเอกสารหาย ข้อมูลไม่ตรงกัน และตรวจสอบย้อนหลังลำบาก
ตัวอย่างปัญหาที่ SME เจอบ่อยเมื่อใช้ Excel จัดการ
- พนักงานคลังบันทึก GR ลงไฟล์หนึ่ง แต่ฝ่ายบัญชีดูอีกไฟล์ ข้อมูลไม่ตรงกัน
- ใบ PO ถูกส่งทางอีเมล เวลาหาย้อนหลังต้องค้นกล่องจดหมายทีละฉบับ
- ไม่มีระบบแจ้งเตือนเมื่อ PR ค้างรอนาน ทำให้ลืมติดตาม
การเก็บใบสั่งซื้อไว้ในโปรแกรมบัญชีช่วยให้เอกสารจัดซื้ออยู่ที่เดียวกับข้อมูลบัญชี ค้นย้อนหลังได้จากเลขที่เอกสาร และลดการคีย์ข้อมูลซ้ำระหว่างฝ่ายจัดซื้อกับฝ่ายบัญชี
สรุป – แค่เข้าใจเอกสาร งานจัดซื้อก็ลื่นไหล
เมื่อเข้าใจว่าเอกสารจัดซื้อคืออะไร และมีอะไรบ้าง ขั้นตอนต่อไปคือนำไปใช้จริงในธุรกิจ เพราะระบบจัดซื้อที่ดีช่วยควบคุมต้นทุนและลดปัญหาเอกสารตกหล่น
สิ่งที่ควรเริ่มทำวันนี้
- กำหนดให้ทุกการจัดซื้อเริ่มจากใบ PR เสมอ ไม่ว่ามูลค่าเท่าไร
- ออกใบ PO ทุกครั้งก่อนสั่งซื้อจริง เพื่อมีหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษร
- ทำ GR เทียบกับ PO ทุกครั้งที่รับของ เพื่อป้องกันความคลาดเคลื่อน
ออกใบสั่งซื้อและพิมพ์ใบขอซื้อด้วย PEAK
ใน PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ คุณสามารถสร้างใบสั่งซื้อได้ที่เมนูรายจ่าย แล้วเลือกพิมพ์จากใบสั่งซื้อใบเดียวกันออกมาเป็นรูปแบบใบสั่งซื้อ ใบขอซื้อ/ขอจ้าง หรือใบขออนุมัติจ่ายได้ ดูขั้นตอนและแพ็กเกจที่รองรับได้ที่คู่มือพิมพ์ใบสั่งซื้อ/ใบขอซื้อ/ขอจ้าง/ใบขออนุมัติจ่าย ใน PEAK
คำถามที่พบบ่อย เกี่ยวกับ PR PO GR
ใบ PO ใครเป็นคนออก
ใบ PO ออกโดยฝ่ายจัดซื้อขององค์กร หลังจากได้รับใบ PR ที่อนุมัติแล้ว ในบริษัทขนาดเล็กที่ไม่มีฝ่ายจัดซื้อแยก เจ้าของกิจการหรือผู้จัดการอาจเป็นคนออก PO เอง
PO กับ Invoice ต่างกันอย่างไร
PO เป็นเอกสารที่ “ผู้ซื้อ” ออกเพื่อแจ้งคำสั่งซื้อ ส่วน Invoice (ใบแจ้งหนี้) เป็นเอกสารที่ “ผู้ขาย” ออกเพื่อเรียกเก็บเงิน PO เกิดก่อนส่งของ ส่วน Invoice ออกพร้อมการส่งของหรือหลังส่งของก็ได้ ตามเงื่อนไขการค้าที่ตกลงกัน อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ Invoice คืออะไร
บริษัทเล็กต้องมีระบบ PR PO GR ไหม
ไม่มีกฎหมายบังคับให้ต้องมี แต่แนะนำอย่างยิ่ง แม้บริษัทมีพนักงาน 3 ถึง 5 คน การมีระบบ PR PO GR แบบง่าย ๆ (จะใช้กระดาษหรือ Excel ก็ได้) ช่วยให้รู้ว่าซื้ออะไร จากใคร ราคาเท่าไร ป้องกันการสั่งซื้อซ้ำหรือสั่งซื้อโดยไม่มีคนรับผิดชอบ
ใบขอซื้อต้องมีลายเซ็นใครบ้าง
อย่างน้อย 2 คน คือผู้ขอซื้อและผู้อนุมัติ ส่วนใครเป็นผู้อนุมัติขึ้นกับวงเงินที่บริษัทกำหนด เช่น บริษัท ก ให้ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการอนุมัติได้ไม่เกิน 10,000 บาท ถ้าเกินต้องให้กรรมการลงนาม ควรเขียนวงเงินอนุมัติไว้เป็นลายลักษณ์อักษรให้ทุกคนใช้เกณฑ์เดียวกัน
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
About Author
