การตรวจสอบและแก้ไขปัญหา เลขที่ใบกำกับภาษีซื้อซ้ำ ใน PEAK

เมื่อบันทึกเอกสารค่าใช้จ่ายในระบบ PEAK ระบบจะมีฟังก์ชันตรวจสอบอัตโนมัติ เพื่อป้องกันการคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อน หากพบข้อมูลที่มีเลขตรงกัน ระบบจะแสดงข้อความเตือนเกี่ยวกับ เลขที่ใบกำกับภาษีซื้อซ้ำ ทันที คู่มือนี้จะช่วยอธิบายเงื่อนไขการแจ้งเตือน พร้อมแนะนำขั้นตอนการค้นหาเอกสารเดิมด้วยระบบค้นหาขั้นสูง เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบและแก้ไขได้อย่างถูกต้อง

1. เอกสารและเงื่อนไขที่ระบบตรวจพบ เลขที่ใบกำกับภาษีซื้อซ้ำ

1.1. ประเภทเอกสารที่ระบบตรวจสอบ เลขที่ใบกำกับภาษีซื้อซ้ำ

การตรวจสอบครอบคลุมการระบุเลขที่ใบกำกับภาษีซื้อในเอกสารต่อไปนี้ สำหรับกิจการที่ใช้แพ็กเกจ Premium

• บันทึกค่าใช้จ่าย
• บันทึกซื้อสินค้า
• เอกสารรับใบแจ้งหนี้

1.2. เงื่อนไขการป้องกันการเกิด

1.3. ข้อความแจ้งเตือน เมื่อพบเลขที่ใบกำกับภาษีซื้อซ้ำ

เมื่อระบบพบข้อมูลที่เข้าเงื่อนไขซ้ำ จะปรากฏข้อความ “เลขที่ใบกำกับภาษีซื้อซ้ำ” บริเวณด้านล่างของหน้าบันทึกเอกสาร

2. ขั้นตอนและวิธีตรวจสอบ เอกสารที่ใช้เลขที่ใบกำกับภาษีซื้อซ้ำ

ประกอบด้วย 4 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้

ขั้นตอนที่ 1: เปิดรายการบันทึกค่าใช้จ่าย เพื่อตรวจสอบเลขที่ใบกำกับภาษีซื้อ

ไปที่เมนู รายจ่าย > บันทึกค่าใช้จ่าย แล้วเลือก ดูทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 2: เปิดการค้นหาขั้นสูง สำหรับค้นหาเลขที่ใบกำกับภาษีซื้อ

ที่หน้า รายการบันทึกค่าใช้จ่าย > คลิก ค้นหาขั้นสูง บริเวณด้านขวาของช่องค้นหา

ขั้นตอนที่ 3: เลือกขั้นสูงมากและระบุข้อมูลค้นหา

• เลือกตัวเลือก ขั้นสูงมาก เพื่อแสดงช่องค้นหาเพิ่มเติม
• ขยายช่วง วันที่ออก ให้ครอบคลุมปีที่คาดว่าจะพบเอกสารและปีใกล้เคียง ไม่ควรจำกัดเฉพาะปีปัจจุบัน เพราะเอกสารเดิมอาจถูกบันทึกผิดปี
• กรอกเลขที่ใบกำกับภาษีที่ระบบแจ้งเตือนลงในช่อง เลขที่ใบกำกับภาษี

ขั้นตอนที่ 4: กดค้นหาและตรวจสอบผลลัพธ์

คลิก ค้นหา ระบบจะแสดงเอกสารที่ตรงกับเลขที่ใบกำกับภาษี แม้วันที่ออกเอกสารจะอยู่คนละปีกับช่วงเวลาปัจจุบัน

3. ข้อมูลที่ควรตรวจสอบและแนวทางแก้ไข เมื่อเจอเลขที่ใบกำกับภาษีซื้อซ้ำ

เมื่อระบบ “ค้นหาขั้นสูง” แสดงรายการเอกสารเดิมที่ใช้เลขที่ใบกำกับภาษีเดียวกันขึ้นมา (เช่น ตัวอย่างรายการเลขที่เอกสาร EXP-20261000005) ผู้ใช้งานควรกด คลิก เข้าไปดูรายละเอียดภายในเอกสารเดิมนั้น ก่อนทำการบันทึกเอกสารใหม่ เพื่อป้องกันการบันทึกภาษีซื้อซ้ำซ้อนหรือบันทึกข้อมูลผิดพลาด

3.1. ข้อมูลที่ควรตรวจสอบในเอกสารเดิม

• สถานะของเอกสารเดิม: ตรวจสอบสถานะปัจจุบันของเอกสารเดิม (เช่น รอรับใบเสร็จ, ร่าง, รออนุมัติ, รอชำระ หรือ ยกเลิก) เพื่อพิจารณาขั้นตอนการจัดการต่ออย่างเหมาะสม
• เลขที่ใบกำกับภาษี: ตรวจสอบตัวอักษร เครื่องหมาย ตัวเลข และช่องว่าง (เช่น INV-2026-001) ให้ตรงกับใบกำกับภาษีต้นฉบับ
• ผู้ติดต่อและรหัสผู้ติดต่อ: ตรวจสอบชื่อผู้ขาย (เช่น กรมสรรพากร) และรหัสผู้ติดต่อว่าเป็นผู้ขายรายเดียวกันกับเอกสารใบใหม่ที่กำลังบันทึกหรือไม่
• วันที่ใบกำกับภาษีและวันที่ออกเอกสาร: ตรวจสอบวันที่ระบุบนใบกำกับภาษีและวันที่ออกเอกสารในระบบ (เช่น 12/10/2026) ว่าตรงตามเอกสารจริงและบันทึกตรงตามรอบปีภาษีหรือไม่
• ยอดเงินและภาษีมูลค่าเพิ่ม: ตรวจสอบมูลค่าก่อนภาษี ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT 7%) และยอดรวมสุทธิ (เช่น 1,070.00 บาท) ว่าตรงกับเอกสารต้นฉบับหรือไม่

3.2. แนวทางดำเนินการ หลังตรวจพบเลขที่ใบกำกับภาษีซื้อซ้ำ

• หากเป็นรายการเดียวกัน ให้หลีกเลี่ยงการสร้างเอกสารซ้ำและตรวจสอบเอกสารเดิมแทน
• หากเลขที่หรือวันที่ในเอกสารเดิมบันทึกไม่ถูกต้อง ให้แก้ไขเอกสารที่เกี่ยวข้องตามสิทธิ์ของผู้ใช้งาน
• แต่หากเป็นคนละรายการ ให้ตรวจสอบรหัสผู้ติดต่อ ประเภทภาษี และเลขที่บนใบกำกับภาษีต้นฉบับอีกครั้งก่อนบันทึก

(ภาพตัวอย่าง ตรวจสอบพบเลขที่ใบกำกับภาษีซ้ำกัน)

4. สรุปการจัดการปัญหา

เมื่อ PEAK แจ้งเตือน เลขที่ใบกำกับภาษีซื้อซ้ำกัน ควรค้นหาเอกสารเดิมก่อนบันทึกต่อ โดยใช้การ ค้นหาขั้นสูงมาก ขยายช่วงวันที่ออก และค้นหาด้วยเลขที่ใบกำกับภาษี วิธีนี้ช่วยลดความเสี่ยงจากการบันทึกภาษีซื้อซ้ำหรือบันทึกเอกสารผิดปีได้อย่างมีประสิทธิภาพ

– จบขั้นตอนการตรวจสอบและแก้ไขปัญหา เลขที่ใบกำกับภาษีซื้อซ้ำ ใน PEAK –

คำถามที่พบบ่อย

• จ่ายชำระด้วยช่องทางอื่นๆ นอกเหลือจากเงินสด/เงินฝากธนาคารได้ไหม

• ในการสร้างใบสั่งซื้อ (PO) สามารถยังไม่ระบุผังบัญชีหรือสินค้า/บริการ แล้วค่อยมาระบุหรือแก้ไขตอนสร้างเอกสารซื้อสินค้าได้หรือไม่?

• หน้าพิมพ์เอกสารสามารถแสดงยอดหัก ณ ที่จ่ายของแต่ละรายการได้ไหม